なんのために業務を効率化するのか?

仕事

こんにちは、喜至です。

 
皆さんは自分の業務を効率的に行っていますか?
 
タスク管理、定型業務の自動化・標準化をすることで生産性が上がり、仕事を早く終わらせることができます。
 
本来なら早く仕事を終わらせれば定時で難なく帰れるはずですが、前時代的な企業ですと早く終わらせて定時で帰ろうものならさらに多くのタスクを振られるのが常だと思います。
 
ほんとにクソ喰らえな話です。
 
仕事を早く、効率的に終わらせることで自分の首をしめることになっては自分の業務を効率化しようなんてモチベーションもわきませんよね。
 
こうなると大半の人はたいしたことのない仕事をだらだらやって残業して、「仕事大変なんですぅ~」感をかもしだすという本末転倒な方向に走ってしまいます。
 
これでは仕事する能力を鍛えるどころか退化していきますね。
 
自分で作った時間は会社や同僚の同調圧力のために無駄にせず、自分のために使いましょう。
 
 

 

【自分で作った時間はこう使え!】研究職ver
・一歩先の仕事に手をつけておく
 客先向けの試作業務を行っているなら、客先へのサンプルの発送や、社内稟議、提出書類の準備をしておく。
 
・来期のノルマの仕込みをしておく
 研究職であれば来期のレポート、特許出願のノルマ達成のために準備をしておく。
 →先行技術調査やパテントマップを作成して出願観点を見つけたり、前実験をしておいてすぐに出願できるようにしておく。
 →私は来期に出すレポートは今期末に作成を完了しておき、年度が切り替わったタイミングで提出していました。(年度の頭からノルマをクリアしてました)
 →基本的に来期のノルマは今期の下期からてをつけておいたほうがいいです。
 
・スキル向上のためのインプットやアウトプットをする
 →出張してセミナーに参加したり、セミナーで学んだことを会社の業務に絡めてアウトプットしましょう。
 →私は知財関連のスキルを磨いてました。具体的にはパテントマップ作りをして特許出願戦略を考えてみたり、部内の勉強会資料を作成したり、パテントクリアランスのモデルケースつくりをしていました。
 
・さらに業務を効率化するツールづくりや仕組みづくりをする
 →データ整理用のマクロをつくったり、業務をフロー図にして見える化し、工程の合理化を検討しました。また、後輩・部下に仕事を教える事も後々大きな効率化になりました。
 
 
上司から振られたタスクは早く終わっても期限ギリギリに提出・報告すればOKです。
 
進捗報告も手順を細切れにして報告しましょう。
 
<例>
 
月曜日に資料Aを金曜までに仕上げるように命令される
 ↓
月曜日に資料Aを仕上げる
 ↓
火~木曜日はタスクAの進捗を細切れに報告しつつ、自分のために時間を使う
 ↓
金曜日に資料Aを提出する。
 
 
これを実行するにはある程度、業務に慣れていないと難しいかもしれません。
 
なので新入社員の人とかは早めに先輩が行っている業務の全体像を把握することや、自分のポジション取りができそうな分野を探すことに努めましょう。
 
逆に周りが忙しすぎて放置ぎみの新人さんなんかは今のうちにこういった視点で職場を眺めておくといいかもしれませんね。

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